НАЗНАЧЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО МОДУЛЯ

Функциональный модуль «Документооборот» предназначен для автоматизации информационных процессов документооборота и делопроизводства, связанных с документационным обеспечением управления деятельности предприятия.

Функциональный модуль обеспечивает повышение оперативности и качества работы с документами, снижение трудозатрат, усиление контроля и сполнения и создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному документообороту.

Функциональный модуль позволяет создать необходимые условия для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снизить трудозатраты на рутинные операции.

Функциональный модуль предназначен для ввода, хранения, просмотра и редактирования информации о входящих, исходящих, распорядительных и внутренних документах предприятия.

Основными целями внедрения являются:

  • повышение эффективности исполнения процессов документооборота предприятия путем сокращения непроизводительных и дублирующих операций, операций, выполняемых «вручную», оптимизации информационного взаимодействия участников процессов;
  • повышение качества принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты, достоверности и удобства форматов отображения информации.

Функциональный модуль «Документооборот» обеспечивает:

  • возможность коллективной работы над документами;
  • значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
  • улучшение контроля над исполнением документов;
  • повышение безопасности документов;
  • повышение сохранности документов;
  • повышение удобства хранения;
  • оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей.

Использование модуля обеспечивает автоматизацию следующих процессов деятельности и функций:

  • ведение реестра входящей документации (централизованная, децентрализованная или смешанная регистрация всей поступающей корреспонденции, рассмотрение, исполнение входящей документации);
  • ведение реестра исходящей документации (согласование и регистрация всей исходящей корреспонденции);
  • ведение реестра внутренней и распорядительной документации (приказы, распоряжения, протоколы), регистрация, согласование и подписание всей распорядительной и внутренней документации;
  • ведение реестра документов произвольного типа (в соответствии со справочником типов документов);
  • хранение электронных образов документов произвольного формата;
  • поиск документов по реквизитам;
  • согласование документов с возможностью задания маршрута прохождения документа и отслеживания прохождения выбранного маршрута (см. раздел Согласование документов);
  • постановки задач по исполнению документов с возможностью контроля исполнения поставленных задач (см. раздел Поручения);
  • ведение номенклатуры дел (создание структурированного перечня всех заводимых на предприятии дел (папок), с указанием их унифицированных и понятных заголовков, а также фиксацией всех типов документов, входящих в их состав, с указанием сроков их хранения);
  • автоматическая нумерация документов (см. раздел Нумерация документов);
  • связывание документов между собой и с объектами учета (аналитиками), определенных на предприятии, предъявление на форме документов всех связанных объектов с возможностью непосредственного перехода на форму связанного объекта (см. раздел Связи документов);
  • направление любых документов на ознакомление другим пользователям системы;
  • регламентация прав доступа, как к реестрам документов, в соответствии с ролями пользователя.

Стартовое окно КИС «Бизнес-ПРО» «Сводка дня»

Стартовое окно КИС Бизнес-ПРО Сводка дня

СТРУКТУРА И ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ БЛОКОВ
ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ

Функциональный блок «Входящие» документы обеспечивает возможность регистрации документов (писем, обращений, организационно-распорядительной документации), связывания документов как между собой, так и с иными объектами учёта, передачи документов для рассмотрения либо ознакомления, наложения резолюции (постановки документов на контроль).

Функциональный блок «Входящие» документы обеспечивает:

  • регистрацию и учет входящей документации;
  • контроль исполнения и своевременности ответов;
  • формирование ответного исходящего документа из карточки входящей документации;
  • связи с другими документами;
  • хранение скан-образов писем.

Функциональный блок «Исходящее» обеспечивает автоматизацию деятельности сотрудников по созданию, хранению, просмотру и редактированию информации об исходящих документах предприятия.

При создании исходящего документа есть возможность выбрать тип исходящего документа из предоставленного справочника.

Функциональный блок «Исходящие» обеспечивает:

  • ведение учета всей исходящей документации;
  • контроль исполнения и своевременности ответов;
  • хранение скан-образов писем.

Использование блоков обеспечивает автоматизацию следующих процессов деятельности и функций:

  • ведение реестра входящей/исходящей документации;
  • гибкое разграничение доступа к информации;
  • ввод электронных документов в систему;
  • регистрация всех типов входящих/исходящих документов, с автоматическим присвоением регистрационного номера различной сложности;
  • гибкая настройка правил регистрации и хранения документов;
  • сквозная регистрация документов несколькими отделами документационного обеспечения (канцелярия/общий отдел);
  • создание, отправка и контроль резолюций;
  • анализ истории обработки документов;
  • мониторинг контрольных дат;
  • удобная сортировка документов и отображение информации в необходимых разрезах;
  • организация архивного хранения с разграничением доступа согласно должностным инструкциям;
  • управление большими архивами документов;
  • интеграция с электронной почтой организации, автоматическая загрузка и регистрация входящих писем в системе, полученных на электронную почту компании;
  • возможность постановки задач по исполнению документов, возможность контроля исполнения поставленной задачи (связь с модулем «Поручения»);
  • регистрация, рассмотрение, исполнение входящей документации;
  • связь документов с другими документами любого типа и предъявление на форме документов всех связанных документов с возможностью непосредственного перехода на форму связанного документа;
  • поиск документов;
  • учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия.

Принципы учета входящих документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующем стандартам и нормам.

Реестр входящих документов

Реестр входящих документов

Карточка входящего документа

Карточка входящего документа

СТРУКТУРА И ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ БЛОКОВ
СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Функциональный блок «Служебные записки» обеспечивает автоматизацию деятельности сотрудников по формированию, согласованию и рассмотрению служебных записок по основной деятельности предприятия. Использование модуля в составе информационной системы исключает использование бумажных служебных записок.

Блок «Служебные записки» обеспечивает:

  • безбумажную технологию формирования служебных записок;
  • электронную доставку и согласование служебных записок;
  • сокращение времени на принятие управленческих решений;
  • связь служебных записок и поручений, отдаваемых в ходе исполнения служебных записок;
  • сохранность и целостность данных предприятия.

Использование блока «Служебные записки» обеспечивает автоматизацию следующих процессов деятельности и функций:

  • создание служебных записок;
  • хранение служебных записок;
  • доставка служебных записок начальникам, согласующим лицам, руководителям;
  • определение фактического начальника, руководителя в случае делегирования полномочий сотрудниками на период их отсутствия;
  • формирование поручений на основании служебных записок в процессе её рассмотрения (интеграция с функциональным блоком «Поручения»);
  • поиск и просмотр списка служебных записок по предприятию, подразделению, отдельному сотруднику (включая нечеткий полнотекстовый поиск по содержимому служебных записок);
  • автоматическое уведомление начальников, согласующих лиц, руководителей о поступлении к ним служебных записок на подпись, согласование или рассмотрение;
  • связь служебных записок с документами любого типа (включая другие служебные записки) и предъявление на форме служебных записок всех связанных документов с возможностью непосредственного перехода на форму связанного документа;
  • формирование служебных записок по заранее сохраненному публичному или личному шаблону;
  • сохранение служебных в качестве шаблонов для последующего личного или общего использования.

Карточка служебной записки с автоматически заполняемым шаблоном (справа)

Карточка служебной записки с автоматически заполняемым шаблоном (справа)

СТРУКТУРА И ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ БЛОКОВ
ПОРУЧЕНИЯ

Функциональный блок «Поручения» обеспечивает автоматизацию деятельности по формированию и контролю исполнения поручений — как по документам предприятия, так и вне связи с какими-либо документами.

Блок «Поручения» обеспечивает:

  • безбумажную технологию формирования поручений;
  • повышение эффективности контроля исполнения поручений;
  • сокращение времени на принятие управленческих решений;
  • обеспечение сохранности и целостности данных предприятия.

Использование функционального блока «Поручения» обеспечивает автоматизацию следующих процессов деятельности и функций:

  • создание поручений;
  • хранение поручений;
  • доставка поручений исполнителям;
  • доставка отчетов об исполнении поручений руководителям;
  • определение фактического исполнителя поручения в случае делегирования полномочий сотрудниками на период их отсутствия;
  • формирование поручений от имени руководителей сотрудниками, которых руководитель определил в качестве своих доверенных лиц;
  • формирование поручений исполняющими обязанности руководителя во время его отсутствия;
  • поиск и просмотр списка поручений по предприятию, подразделению, отдельному сотруднику с учётом организационно-¬штатной структуры;
  • автоматическое уведомление исполнителей о приближении срока исполнения поручения и об истечении срока для неисполненных поручений;
  • обеспечение контроля исполнения поручений;
  • получение отчетов по исполнению поручений в целом по предприятию, по выбранным подразделениям и по отдельным сотрудникам;
  • печать контрольной карточки поручения;
  • обеспечение гибких настроек категорий и сроков исполнения поручений в соответствии с регламентом, принятом на предприятии;
  • связь поручений с документами любого типа (включая другие поручения) и предъявление на форме поручения всех связанных документов с возможностью непосредственного перехода на форму связанного документа.

Реестр поручений

Реестр поручений

Карточка поручения

Карточка поручения

СТРУКТУРА И ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ БЛОКОВ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Функциональный блок «Распорядительные документы» обеспечивает автоматизацию деятельности сотрудников по формированию, согласованию и рассмотрению распорядительных документов по основной деятельности предприятия.

Функциональный блок обеспечивает создание распорядительных документов по заранее сохраненным шаблонам. После создания распорядительного документа по шаблону возможно изменить любые реквизиты созданного распорядительного документа.

Функциональный блок обеспечивает:

  • безбумажную технологию формирования распорядительных документов;
  • электронную доставку и согласование распорядительных документов;
  • сокращение времени на принятие управленческих решений;
  • связь распорядительных документов, отдаваемых руководителями в ходе исполнения распорядительных документов;
  • сохранность и целостность данных предприятия.

Использование функционального блока «Распорядительные документы» обеспечивает автоматизацию следующих процессов деятельности и функций:

  • ведение единого электронного журнала распорядительных документов в организации;
  • гибкое разграничение доступа к информации;
  • организация связей между электронными документами, резолюциями;
  • анализ истории обработки документов;
  • удобная сортировка документов и отображение информации в необходимых разрезах;
  • создание распорядительных документов и контроль их исполнения;
  • хранение распорядительных документов;
  • доставка распорядительных документов начальникам, согласующем лицам, руководителям;
  • определение фактического начальника, руководителя в случае делегирования полномочий сотрудниками на период их отсутствия;
  • формирование поручений на основании распорядительных документов в процессе их рассмотрения (интеграция с блоком «Поручения»);
  • поиск и просмотр списка распорядительных документов по предприятию, подразделению, отдельному сотруднику (включая нечеткий полнотекстовый поиск по содержимому распорядительных документов);
  • автоматическое уведомление начальников, согласующих лиц, руководителей о поступлении к ним распорядительных документов на подпись, согласование или рассмотрение;
  • связь распорядительных документов с объектами аналитик, определенных на предприятии (контрагент, подразделение, договор, статья бюджета, вид деятельности) и предъявление на форме распорядительных документов всех связанных объектов с возможностью непосредственного перехода на форму связанного объекта;
  • связь распорядительных документов с документами любого типа (включая другие распорядительные документы) и предъявление на форме распорядительных документов всех связанных документов с возможностью непосредственного перехода на форму связанного документа;
  • возможность формирования распорядительных документов из шаблона;
  • хранение скан-образов распорядительных документов.

Карточка распорядительного документа

Карточка распорядительного документа

СТРУКТУРА И ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ БЛОКОВ
НУМЕРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В системе реализованы следующее возможности автоматической нумерации документов:

  • назначение шаблона нумерации для различных типов документов;
  • назначение шаблона нумерации для различных подтипов документов определенного типа (входящие и исходящие);
  • использование разных нумераторов для документов одного типа;
  • указания момента присвоения номера документа (на основании статуса).

Количество нумераторов определяется потребностями или регламентами, действующими на предприятии. В шаблоне нумерации можно закодировать число, месяц, год, подразделение, порядковый номер документа за день, за год или другую информацию, необходимую для учета в на предприятии.

СТРУКТУРА И ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ БЛОКОВ
СВЯЗИ ДОКУМЕНТОВ

В модуле реализована возможность устанавливать связи между документами. Для каждого документа в системе предусмотрена возможность получения списка всех документов из системы, так или иначе связанных с просматриваемым документом.

Связи с документами устанавливаются как автоматически (например: при создании документов «на основании»), так и в ручную.

Типы связей представляют собой справочник, который, при необходимости, можно дополнять.

Также реализована функция связи документов с объектами учета (аналитиками), определенных на предприятии.

Функциональный модуль тесно связан с остальными модулями системы. Благодаря этому можно устанавливать связи документов с произвольными объектами различных аналитических измерений (контрагент, подразделение, объект, статья бюджета, проект, и т.д). Это значит, что из одного окна программы, можно увидеть все документы, например, по контрагенту (договоры, приложения, служебные записки, переписку и т.д.).

Вся информация предприятия связана между собой через бизнес-аналитики, что значительно сокращает время поиска необходимой и достаточной информации для принятия управленческих решений и дает возможность определять тренды развития, выявлять проблемы предприятия, анализировать причины их возникновения и своевременно принимать соответствующие решения. «Документооборот» работает как система с большим количеством отрицательных связей. В ней есть возможность «связывать цифры с документами, с ресурсами и событиями во времени.

Отображение связей документов

Связи документов

СТРУКТУРА И ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ БЛОКОВ
СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Согласование документов в системе является аналогом согласования в «бумажном» документообороте. Согласование документов проходит на основании маршрутов согласования, которые можно назначить для любого типа документа в системе. На каждый тип допустимо назначать несколько маршрутов согласования.

Для маршрутов учтены следующие настройки:

  • вариант согласования (комбинированный, параллельный и последовательный);
  • согласующие лица — формирование перечня согласующих лиц (выбор из списка сотрудников предприятия) с установкой очереди согласования в маршруте, обязательности присутствия в маршруте и признака ЛПР (лицо принимающее решение). Также поддерживается автоматическое добавление в маршрут руководителя пользователя, инициировавшего согласование (согласно справочнику сотрудников предприятия);
  • разрешения редактирования маршрута согласования и изменения сроков согласования пользователю, инициирующему согласование;
  • длительность согласования — установка длительности согласования с учетом выходных и праздничных дней;
  • срочность повторного согласования — установка длительности повторного согласования с учетом выходных и праздничных дней.

Для всех документов предусмотрено ведение истории согласования.

Для лиц участвующих в согласовании доступны возможности:

  • согласования/отклонения;
  • направления документа на рассмотрение эксперту;
  • выдачи и обработки замечаний по документу.

Реализованы механизмы направления документа на повторное согласование, автоматической рассылки уведомлений согласующем лицам и инициатору согласования, а также автоматической замены согласующих лиц при недоступности на месте согласующего лица из списка согласующих.

Цикл согласования состоит из следующих этапов:

  1. Привязка определенного маршрута согласования к документу;
  2. Редактирование маршрута (при необходимости);
  3. Запуск согласования;
  4. Согласование согласующими лицами, экспертом и лицом, принимающим решение.

Окно истории согласования документа

Окно истории согласования документа

СТРУКТУРА И ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ БЛОКОВ
ФАЙЛЫ ДОКУМЕНТОВ

В системе доступна возможность прикреплять файлы к карточкам документов. Файлы могут быть любого типа.

Реализован механизм управления версиями файлов, позволяющий хранить несколько версий одного и того же файла и, при необходимости, возвращаться к более ранним версиям. После того, как в файл внесены нужные изменения, новая версия помещается в хранилище. В отличие от простого сохранения файла, предыдущая версия не стирается, а тоже остаётся в хранилище и может быть оттуда получена в любое время.

Реализован механизм блокировки, позволяющий только одному пользователю использовать файл или группу файлов для внесения в них изменений. На то время, пока файл заблокирован, он остаётся доступным всем остальным пользователям только на чтение, и любая попытка внести в него изменения отвергается сервером. Файлы, которые заблокированы, помечаются специальным флагом «Заблокирован».

Отображение файлов документов

Отображение файлов документов

Новости
07.12.2016 г.
Наш партнер - фирма Leyard Company - объявила о запуске двух новых серий LED видеостен с ультра тонким шагом пикселей.
20.06.2016 г.
RGB Spectrum представило новый продукт - технологию Zio™ (система передачи видео, аудио и управления в реальном времени по IP-сети)
09.03.2016 г.
Завершены работы по монтажу комплексной системы отображения информации в конференц-зале